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企业行政管理管什么?怎么管?

2020.10.26 06:53:19   作者:佚名   来源:未知  

为了进一步完善企业行政管理,更好的落实岗位职责有条不紊的实施,经研究决定如下:

一、总则

办公室作为企业管理的行政中心机构,必须严格掌好企业的行政公章和各种印章,杜绝不良情况的发生。并负起行政日常事务,协调各部门之间的关系和做好外联工作,服务企业的责任。对行政内务工作进行统筹管理,负责所有行政办公用品的采购、保管、发放工作。实行采购有依据、借领有手续,责任能落实,用具换领以旧换新的管理模式。建立好办公物资帐本,使其帐物相符,取信于企业,服务于企业。

二、通讯工具及话费的管理

1、电话、传真机、电脑网络是公司开展业务活动的信息沟通工具。为确保快速、畅通、准确每个使用人必须严格认真对待。从节约通畅的观点出发,不挂因私电话,不漫谈阔论和不将电脑作为娱乐工具玩要。对重要的电话要有记录,有反馈,电脑网络中对企业管理、业务发展有益的资料要下截反馈到相关部门,把通讯工具服务企业的特点充分体现出来。

2、电话机、传真机作为企业财产由部门或使用人借用,发现故障由办公室与电信部门联系处理;需增设、换机、拆机的需以书面形式申报办公室,经总经理批准后办理。话费正常情况下按已规定的定额电话话费使用。

三、办公用品的管理

办公室根据各部门的领料报告(包括回形针、大头针、钉书钉、铅笔、墨水、胶水、笔蕊等办公需用品)结合实际情况填写采购申购单,经报请总经理或授权人同意后统一向外采购。办公室对购进的物资进行登帐纪录、分类管理。做到领借有依据,帐物相符有据可查。

四、印刷制品的管理

生产、财务、仓库和各部门使用的各种单据表格均需以书面形式向办公室申购(特殊的可提供样本和相关联系资料)经办公室报总经理批准后统一由办公室向外订制、购买、结算。(情况紧急时由部门先行订制、购买,但必须补办以上手续)办公室对进物进行登帐后由使用部门(人)领用。对发生的金额单据由使用部门和办公室双重签章确认后报总经理或授权人审批。

五、饮用水的管理

各部门需用水时,须以书面或口头形式向办公室申购,统一由办公室向外通知送水,部门接到水后应在水单上签字确认。办公室作登记手续,以便今后的统计结算。

六、电脑、打印机、复印机的管理

电脑由使用部门或使用人专人负责管理,并做好维护、清理工作。对打印机加粉、设备维修需要外助的,则以书面形式向办公室报告,办公室经报请总经理或授权人批准后向外联系相关单位进行办理。所产生的费用单据需分别由使用部门(人)、办公室双重签字确认。

电脑内容为企业机密的,掌握人必须严格加经保管,不泄露、不外借。否则按公司相关条例处理。

七、碎纸机、复印机及复印纸的管理

1、碎纸机、复印机归办公室责任管理,原则上由专人负责复印和对设备进行力所能及的保养与维修。需外协的,经申报总经理同意后执行。使用设备人员必须严格按照“复印机、碎纸机的操作规程”办事。否则,引起损坏由违规人负责。

2、各部门打印机使用的复印纸均向办公室领用。复印机使用的纸张,各使用人应积极配合办公室作为登记领用手续。

八、办公财产、用具的管理

所有办公财产及办公用具必须登记造册落实责任管理。实行领借用制度,对丢失和非正常损害的物资由责任人负责赔偿,若人为故意破坏的除照价赔偿外并追究责任。

1、各科室的办公设施、桌椅由科室负责人签收借用,个人使用的电脑、办公用具(如:软盘、计算器、小刀、尺子、笔等)由使用人直接借用。厂内个人住房使用的公物由使

用人签字借用。领借公物的使用人应对其物资进行保管、维护,辞职或调离岗位时一并向办公室办理移交手续。

2、对需新增、更换的办公用具物资要以书面形式向办公室申报,经办公室核实后上报总经理批准,由办公室配合使用部门进行采购验质,办理领借手续后使用,小额用品则以以旧换新的方式向办公室换取。

3、办公室对以旧换新的劣物要定期招集总经理或生产厂长进行评估确认后给予处理。

九、水、电的管理

1、安全、生产优先使用。

2、每次用水必须保持适量用水,不浦涨,不浪费,用完水立即关紧水龙头,一旦发现漏水情况应立即采取措施阻漏,并向电工或办公室汇报情况给予及时修理。

3、电是企业成本之大项,必须严格加以控制管理。车间上班期间按天气亮度情况适当开灯,下班时间的夜间除保留安全灯之外其他灯一律关闭。保卫室的热水桶、各部门的饮水机等,下班时必须切断电源。

4、在厂内的住户和保安值班人员不得使用电炉等大功率电器设备。务必做到节约用电,安全用电。

十、卫生责任区管理

人爱脸,树要皮,企业讲形象。各部门、岗位都要做好卫生责任区的环境和岗位卫生。车间清洁整齐,工作区域条理分明,

办公场所整洁清楚,文件、用品堆放整齐有序。各卫生场地一天一扫除、一星期一大扫除。保卫室对企业名称标志在正常情况下一个星期清洗一次。保持企业整洁美观和良好的感观形象。

十一、临时雇员的管理

1、保卫部门将应聘临时工者向相关部门领导引见。

2、经面试决定聘任时,相关部门即以填写“临时雇员登记表”,同时发给“临时出入证”并收证件押金10元。

3、保卫科对持有“临时出入证”的员工,将与其他员工同等对待,对未佩戴证件者给予拒绝进入厂门。

4、对遗失和严重坏损的“证件”不予退还押金,其押金上缴财务或纳入工会收入。遗失证件的号码永不使用。

以上规定从2021年1月30日起执行,请各部门严格遵守。

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